静岡県 社労士法人(社会保険労務士)

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労務トピックス

特定個人情報保護委員会 ガイドラインに関するQ&Aが追加・更新されました

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」及び「(別冊)金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」 に関するQ&Aが更新されました。

注目すべきポイントは、保存義務のない支払調書の控えの取扱い(Q6-4-2、A6-4-2)です。従来の案内では、支払調書作成のために取得した個人番号は、支払調書に法定の保存義務がないため、契約等が解除となった場合には、いったん廃棄・削除することとされていましたが、次のように変更されました。

「支払調書を正しく作成して提出したかを確認するために支払調書の控えを保管することは、個人番号関係事務の一環して認められると考えられます。確認の必要性及び特定個人情報の保有に係る安全性を勘案し、 事業者において判断ください。なお、税務もおける更正決定等の期間に鑑みると保管できる期間は最長でも7年が限度であると考えられます。

結論として、支払調書作成のために収集した個人番号は、

①データ(システム上、紙ベースのものも含め)として7年は保管が可能(確定申告の期限の翌日から7年を経過する日:翌日が4月1日であれば7年後の4月1日まで)

②いったん取得した個人番号を利用して支払調書を作成できる(改めて本人確認をして取得しなくでもよい)

③個人番号や支払調書の控えは「税務上の更正の請求の手続きに必要なので保管している」と分かるようにしておく

となります。

このQ&Aの内容と「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」P15*〈退職者について再雇用された場合〉が根拠となります。

以下の資料から平成27年4月17日も更新された部分のみを確認できます。
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/270417koshin.pdf

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